학교도서관 자원봉사자 모집 요청서 작성 기록

학교도서관 자원봉사자 모집이 필요한 경우

최근 예전 업무 자료를 정리하다가 2022년에 작성했던 학교도서관 자원봉사 모집 요청서를 발견했다. 오래되었지만 당시의 상황이 떠올랐다. 왜냐하면 내가 임신 중이었던 시기였는데 모성보호시간과 병원 진료, 입원 등으로 업무시간에 변동이 생기면서 학생들의 도서관 이용에 불편함을 최소화 하기 위하여 운영 방안을 고민해야했다. 

대출반납 업무부터 도서정리, 환경 관리까지 혼자 담당해야 하는 일이 적지 않다. 학생들이 많이 이용하는 시간에는 반납도서가 쌓이고 서가 정리와 자료 관리도 계속 이루어져야 했다.

학생들의 도서관 이용에 불편이 없도록 하기 위해 자원봉사자 모집을 요청하게 되었다. 지금은 국가근로장학생이나 다양한 지원 인력을 비교적 쉽게 구할 수 있지만 당시에는 갑작스럽게 인력을 확보하기가 쉽지 않았다. 더군다나 예산 없이 인력이 필요한 상황이었고 코로나 시기여서 외부 인력 모집과 운영에도 여러 제약이 있었다. 

자원봉사자 모집 요청서 작성 방법

먼저 자원봉사센터에서 제공하는 자원봉사 요청서를 작성하였다. 양식은 관내 자원봉사센터 홈페이지 자료실에서 다운로드 받을 수 있다. 요청서에는 기관명, 주소, 담당자 연락처, 기관의 주용사업, 봉사활동 내용, 활동 기간, 모집 인원, 자격 요건 등을 기재하도록 되어 있었다. 나는 기타사항란에 '봉사 신청 후 참여가 불가능한 경우 도서관으로 사전 연락바란다'라는 내용을 적었다. 이건 나중에 담당자인 내가 한 번더 체크해야 할 부분이었다. 그리고 신규 요청기관의 경우 약도와 교통편 첨부하게 되어 있는데 인터넷 지도를 활용해 위치와 대중교통 이용방법을 작성하면 된다. 전체적으로 요청서 작성 자체는 크게 어렵지 않았다. 

요청서 작성후에는 자원봉사자 모집 요청에 대한 내부기안을 작성하였다. 모집 목적, 활동 기간, 활동 시간, 활동 장소, 봉사 내용 등을 정리하여 내부 결재를 받은 뒤 관할 자원봉사센터에 제출했다. 제출 방법은 담당자의 이메일이나 팩스를 이용할 수 있는데 간혹 팩스가 발송되지 않은 경우도 있어 이메일이 제일 편하고 확인하기가 편리했던 것으로 기억한다. 참고로 활동 내용은 가능한 한 자세히 기입해야 하는데 봉사자가 사전에 안내받지 못한 업무를 수핼하게 될 경우 민원을 제기 할 수도 있는 부분이다. 그래서 당시에는 학교에서 필요한 부분의 내용으로 도서 대출 및 반납 지원, 반납도서 정리, 도서관 환경 정비와 소독 등의 업무를 상세히 기재하였다.

운영 방법과 실제 운영하면서 느낀 점 

모집 인원은 1명이었으며 평일 오후 시간대에 활동할 수 있는 봉사자를 요청했었다. 이후 이메일로 센터에서 봉사 신청자의 명단을 보내준다. 자원봉사센터를 통해 봉사자가 배치되었고, 도서관 운영에 큰 도움을 받을 수 있었다. 특히 코로나의 영향이 남아 있던 시기라 도서관 환경 관리와 소독 업무도 중요했는데 봉사자의 도움 덕분에 학생들에게 보다 쾌적한 도서관 환경을 제공할 수 있었다. 다만 모든 날에 봉사자가 배치되는 것은 아니었다. 봉사자 없는 날은 부득이하게 도서관 문을 일찍 닫거나 부서의 계원 선생님이나 담당부장님께서 도서관을 대신 봐주시기도 했다. 그때는 학생들이 이용하는 공간을 마음대로 닫을 수 없는 현실이 안타깝게 느껴지기도 했었다. 또 자원봉사자 운영이 항상 순조로운 것만은 아니었다. 간혹 봉사 한다고 했는데 하루만 나오고 다음 날 연락도 없이 참여 안하는 경우도 있었고 중도에 활동을 포기하고 가버리는 경우도 있었다.. 대학생 봉사자들의 경우 학교에서 요구하는 봉사시간을 채우기 위해 참여하는 경우가 많았기 때문에 담당자로서 기대치를 적절히 조절하는 것도 필요했다. 그래서 많은 일은 한 번에 시키면 안된다. ㅋㅋ말 그대로 자원봉사이기 때문이다. 매번 같은 봉사자가 오는것이 아니라서 가르치는 것도 한계가 있는 편이었다. 그래서 단기간 봉사가 필요한 경우에만 신청하여 받는 걸 추천한다.

봉사활동이 이루어질 때마다 자원봉사활동 확인서도 작성해야 했다. 봉사자의 '이름, 생년월일, 활동일, 활동시간, 연락처, 봉사내용, 개인정보 활용 동의' 등을 받아야 했고 관련 서류는 개인정보 유출에 주의하며 보관하였다. 이후 봉사활동 사진과 함께 자원봉사센터에 제출했다. 

이렇게 자원봉사 요청서 작성부터 내부 기안, 봉사자 관리, 결과 제출까지의 과정이 모두 하나의 업무였다.  

어쨌든 이 시기에 학교의 배려로 출산 전까지 무사히 넘길 수 있었다. 지금 돌이켜보면 자원봉사자 모집 업무는 단순히 인력을 요청하는 행정 절차가 아니었다. 학교의 배려와 지역사회의 도움으로 도서관 운영의 공백을 최소화할 수 있었고 학생들도 불편 없이 도서관을 이용할 수 있었다. 당시의 고민과 감사함을 다시 떠올리게 해 주는 소중한 기록이다.