학교도서관 공간혁신 물품 및 자가대출반납기 구축 물품선정위원회 운영

도서관 공간혁신사업의 일환으로 환경개선 물품 구입과 자동화 시스템(자가대출반납기) 구축을 추진하면서 다양한 의견을 반영하고 공정한 물품 선정을 위해 물품선정위원회를 운영했다.

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물품선정위원회 개최 준비

도서관 환경개선 및 자동화 시스템(자가대출반납기) 구축 계획을 수립하기에 앞서 교육청 홈페이지에 게시된 물품선정위원회 운영 기준을 확인하고 관련 지침을 검토했다. 처음 추진하는 업무인 만큼 절차와 운영 방법을 숙지하고 궁금한 사항은 행정실장님과 협의하며 준비를 진행했다. 교육청에서는 물품선정위원회의 공정성과 투명성을 확보하기 위해 운영 기준을 마련하여 안내하고 있다.

이후 교감선생님과 회의 일정 및 운영 방법을 협의하고 참석 가능한 날짜와 시간을 조율하여 위원회 일정을 확정했다.

위원회 구성이 완료되면 외부위원과 교원위원에게 위촉 및 참석 안내를 실시하여 회의 일정과 주요 검토 사항을 사전에 안내하고 학교도서관 환경개선 및 자동화 시스템 구축 계획을 바탕으로 물품선정위원회 개최 내부기안을 하여 위원회 운영을 준비했다.

이번 위원회에서는 도서관 환경개선 물품과 자동화 시스템(자가대출반납기)을 함께 검토했다. 다만 환경개선 물품은 물품선정위원회의 의무 심의 대상이 아니므로 위원들의 의견을 수렴하여 물품 선정에 반영하는 방식으로 진행했다. 실제 평가와 업체 선정을 실시하는 대상은 자가대출반납기이므로 업체별 제안서와 제품 비교표를 정리하고 평가표와 집계표 등 회의자료를 사전에 준비하여 위원들이 객관적인 기준으로 심의할 수 있도록 했다.

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회의 당일 준비 및 운영

회의를 시작하기에 앞서 참석위원 등록부를 비치하여 참석 여부를 확인하고, 공정하고 투명한 심의를 위해 모든 위원이 보안서약서와 청렴서약서를 작성한 후 본격적인 회의를 진행했다.

원활한 심의를 위해 도서관 환경개선 물품표, 자동화기기(자가대출반납기) 제안 비교표, 업체별 제안서, 물품 평가표, 평가 집계표(엑셀), 기타 회의자료 등을 미리 준비했고 위원들이 동일한 기준으로 평가할 수 있도록 제품의 규격과 성능, 안전성, 활용성, 유지관리 및 사후지원 등을 한눈에 비교·검토할 수 있도록 자료를 정리하여 제공했다.

회의에서는 먼저 위원회 진행 순서와 평가 방법, 선정 기준, 평가 시 유의사항에 대해 안내를 하고 이어 두 번째 안건을 먼저 평가를 하였다.

자동화 시스템(자가대출반납기) 구축 장비에 대해 업체별 제안 내용을 비교하며 각 업체의 특징과 장단점을 설명 한 후 위원들이 각 업체의 제안서를 꼼꼼히 검토하며 평가를 진행했으며 기존 도서관리시스템과의 연계성, 학생과 교직원의 사용 편의성, 장비의 안정성, 유지관리 및 사후지원 체계 등을 종합적으로 검토했으며 위원들은 객관적인 기준에 따라 평가표를 작성했다.

환경개선 물품에 대해서는 1차 학교공간혁신추진위원회에서 선정한 물품을 중심으로 적합성을 검토하였으며 위원들에게는 공간디자인(도서관 리모델링) 시안을 사전에 확인할 수 있도록 안내한 후, 디자인과 선정 물품의 조화, 공간 활용성, 학생들의 이용 편의성 등을 종합적으로 검토하며 다양한 의견을 나누었다. 또한 서가와 가구 등 공간 구성 물품이 리모델링 디자인과 잘 어우러지는지 실제 학교도서관 운영에 적합한지를 함께 심의했다. 

모든 평가가 끝난 후에는 평가 집계표를 활용해 위원별 점수를 종합하고 결과를 확인했다. 평가집계표를 엑셀 파일로 만들어 놓으면 최종 선정이 된 업체를 바로 분석할 수 있다. 이렇게 위원회의 최종 심의를 거쳐 학교도서관 환경개선 물품과 자동화기기(자가대출반납기) 구축 업체를 최종 선정했다.

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이번 물품선정위원회는 학교도서관 환경개선과 자동화 시스템 구축을 위한 중요한 과정이었다. 다양한 의견을 수렴하여 학교 여건에 적합한 물품을 선정했으며, 앞으로 구축이 완료되면 학생들이 더욱 편리하고 쾌적한 환경에서 도서관을 이용할 수 있을 것으로 기대한다.

선정 결과는 이후 계약 절차에 반영하며, 물품 입고와 설치 과정, 구축 결과는 다음에 자세히 소개할 예정이다.