학교도서관 공간혁신사업, 협의회는 어떻게 진행될까?

🏫 학교도서관 공간혁신사업(도서관 현대화) 협의회 운영 과정
학교도서관 공간혁신사업은 단순히 물품을 구입하거나 공간을 바꾸는 것으로 끝나지 않는다. 사업의 방향을 함께 검토하고 다양한 의견을 수렴하기 위해 협의회를 개최하는 과정도 중요한 절차 중 하나이다.
공간혁신 협의회에서는 도서관 환경개선 방향과 추진 일정, 공간 구성 계획 등을 함께 논의하는 시간을 가졌다.
먼저 TF팀을 꾸렸다. 공간혁신사업추진위원회 위원장, 부위원장, 관리위원, 교직원위원, 학부모위원, 학생위원, 전문가위원(촉진자),  간사로 총 8명 으로 꾸렸다.
협의회 준비
협의회를 개최하기 전에 먼저 참석 대상과 일정을 조율했다. 회의 날짜와 시간을 협의한 뒤 참석자들에게 회의 일정을 안내하고, 원활한 회의가 진행될 수 있도록 했다. 협의회비가 지원 되어 다과를 준비하고 회의자료를 준비했으며 우리학교 같은 경우는 촉진자가 자료를 가져오고 3D화면을 보면서 브리핑을 했다. 
회의에서는 현재 도서관 공간의 문제점과 개선이 필요한 부분을 정리하고 앞으로 조성될 공간이 학생들의 독서 활동과 다양한 교육활동에 어떻게 활용될 수 있을지 함께 검토할 수 있도록 자료를 구성했다. 

📄 협의회에서 논의한 내용
학교도서관 공간혁신 사업을 추진하면서 총 8차례의 협의회를 운영하였다. 촉진자, 교직원, 학생 등이 함께 참여하여 학교 구성원의 의견을 설계에 반영하기 위해 지속적으로 협의하였다.
1차 협의회

• 여름방학 중 공사가 가능하도록 사업 추진 일정을 조정, 학교 담당 촉진자와 도서관 설계 방향을 협의, 우수 도서관을 견학하고 우리 학교에 적합한 공간 구성 방향을 논의하였다.

2차 협의회 

• 우수 도서관 사례를 공유하고 학교도서관 디자인을 협의, 모둠공간, 수업공간, 북누크(Book Nook) 등 공간 구성 방향을 검토, 복도 활용 방안, 서가 배치, 관리공간의 위치와 이용 동선을 중심으로 의견을 나누었다.

지속적으로 다양한 우수 도서관을 방문하여 벤치마킹 할 수 있도록 했다.

3차 협의회

• 학교도서관 디자인 공모와 도서관 이름 짓기 공모 운영 방안을 논의, 학교 요구사항을 반영한 2개의 설계안을 비교·검토하고 기본 설계 방향을 결정했다.
• 수업공간, 모둠공간, 북라운지 등 세부 공간 구성을 협의하였다.

4차 협의회

• 학생 참여 활동을 통해 수렴한 의견을 설계에 반영, 관리공간과 수업공간, 모둠공간의 배치를 조정하였다.
• 게시판, 가방보관함, 서가 배치 등 세부 공간 계획을 보완하였다.

5차 협의회

• 학교도서관 디자인 기본계획(안)을 중간 보고하였여 학교 구성원이 원하는 도서관 공간에 대한 의견을 수렴하였다.
• 학교도서관 디자인 공모와 도서관 이름 짓기 공모 심사를 실시하고 후보작을 선정하였다.

중간 보고회를 실시한 이유는 TF팀에서 미처 생각하지 못한 부분을 학교 구성원의 다양한 의견을 통해 보완하기 위해서였다. 참석자들은 실제 학교 현장에서 필요한 사항을 중심으로 의견을 제시하였고, 다양한 제안을 공유하며 공간혁신사업의 방향을 함께 검토하였다.

6차 협의회

• 디자인 수정 사항을 검토하고 세부 사항을 보완하였다.
• 가구 배치, 조명, 루버 디자인, 수업공간과 모둠공간의 개선 사항을 협의하고 서가와 대출·반납대 등 시설 배치를 수정하였다.

7차 협의회

• 가구 색상과 마감재, 조명 디자인 등 자재를 최종 선정하였다.
• 학습공간과 자료공간의 활용성을 높일 수 있도록 공간 구성을 보완하고 도서관 전체 디자인의 완성도를 높이기 위한 세부 사항을 최종 협의하였다.

8차 협의회

• 학교도서관 공간혁신 최종 디자인(안)을 보고하여 설계 내용과 예산 활용 계획을 최종 확인하였다.
• 학생, 교직원과 함께 최종 디자인을 공유하고 다양한 의견을 수렴하며 협의를 마무리하였다.

공간혁신사업은 최종 마무리 단계에서 학교 구성원과 학부모를 대상으로 최종 디자인(안) 보고회를 실시하도록 필수 절차가 마련되어 있었다. 이를 통해 최종 디자인을 공유하고 다양한 의견을 다시 한번 수렴하는 과정을 거쳤으며, 학교 구성원의 공감대를 형성한 후 공간혁신사업을 마무리하였다.

협의회를 마치며
여러 차례의 협의를 통해 공간 구성과 디자인을 지속적으로 수정·보완하였으며, 학생과 교직원의 다양한 의견을 설계에 반영하였다. 모두가 편안하게 머물며 배우고 소통할 수 있는 학교도서관이 조성될 수 있도록 사업을 추진하였다.
공식적으로는 총 8차례의 협의회를 개최하였다. 하지만 협의회 이후에도 수정이 필요한 사항이나 추가 논의가 필요한 내용이 발생할 때마다 TF팀 전체가 아닌 학교 내부위원들을 중심으로 수시 협의를 진행하며 의견을 조율하였다.
회의가 끝난 뒤에는 협의 결과를 정리하여 협의록을 작성하였다. 또한 협의회에서 논의된 내용을 바탕으로 환경개선 물품 선정, 설계 수정, 자재 선택 등 후속 업무를 순차적으로 추진하였으며 필요한 행정 절차도 함께 진행하였다.
협의회는 회의 한 번으로 끝나는 것이 아니라 협의 결과를 실제 설계와 행정 업무에 반영하는 과정까지 이어지는 중요한 절차였다. 협의회에서 결정된 사항들이 하나씩 도서관 공간에 반영되는 모습을 보며 사업이 조금씩 완성되어 간다는 것을 느낄 수 있었다.

‼️담당자로서 느낀 점
공간혁신사업은 단순히 시설을 개선하는 사업이 아니라 학생과 교직원 등 학교 구성원의 다양한 의견을 모아 학교도서관의 미래를 함께 만들어 가는 과정이라는 생각이 들었다.
처음에는 큰 규모의 사업비가 투입되는 사업이라 부담이 정말 컸다. 사업의 담당 간사는 아니었지만 사업이 진행될수록 실무와 마무리 업무는 결국 도서관 담당자인 내 몫이 되었다. 협의회 준비부터 회의 내용 정리, 의견 반영, 행정 업무까지 하나하나 챙기다 보니 힘들고 부담스러운 순간이 계속 되었다. 현재진행형이기도 하다.
그래도 촉진자와 관계자분들이 많이 도와주셨고 여러 구성원이 함께 의견을 내 주었기에 여기까지 올 수 있었던 것 같다. 혼자였다면 쉽지 않았을 일이다.
협의회를 거치면서 다양한 의견을 듣고 방향을 조율하는 과정이 있었기에 이후 업무도 조금씩 체계를 잡아가며 추진할 수 있었다. 
공간혁신사업이 마무리될 때까지 준비 과정과 행정 업무를 계속 기록해 보려고 한다. 나중에 비슷한 업무를 맡게 되었을 때 다시 찾아보며 참고할 수 있는 기록이 되었으면 좋겠고, 그때의 시행착오와 고민도 함께 떠올릴 수 있는 소중한 업무 일지가 되었으면 한다.